Outlook 2010 bietet Ihnen jetzt die Funktion Ihre E-Mail, Notizen und andere Daten zu archivieren. Das macht besonders Sinn wenn Ihr Postfach stetig wächst und Sie so langsam den Überblick verlieren. Aber nicht nur für den Überblick sondern auch für den Speicherverbrauch von den Daten ist die Archivierung unter Outlook 2010 sehr schön. So können Sie nicht mehr benötigte Daten entweder komplett archivieren oder löschen. Sie können alle Elemente aus Outlook archivieren, bis auf eine Ausnahme die Kontakte.

Um die Archivierung zu starten öffnen Sie zuerst Outlook und drücken Sie auf den Datei Button. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Archivieren. Im Anschluss öffnet sich ein Fenster in dem Sie den Ordner und den Zeitraum auswählen können, welche Datei archiviert werden sollen. Des Weiteren können Sie den Speicherort festlegen.

Wenn Sie diesen Vorgang öfter machen müssen können Sie auch die Auto-Archivierung von Outlook 2010 verwenden. Gehen Sie dazu unter Extras – Optionen – Weitere in die AutoArchivierung. Hier können Sie unter anderem den Zeitpunkt festlegen, wann die AutoArchivierung starten soll.

Add-Ins sind kleine Zusatzprogramme für Outlook 2010. Diese können sowohl sehr hilfreich sein aber manchmal muss man Sie einfach deaktivieren oder wieder aktivieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt wie Sie Outlook 2010 Add-Ins aktivieren oder deaktivieren können. Starten Sie dazu Outlook und gehen Sie auf Datei – Optionen. Anschließend sehen Sie im unteren Teil der Outlook 2010 Optionen den Menüpunkt Add-Ins.

Mit einem Klick auf diesem Punkt sehen Sie an der rechten Seite eine Liste mit den aktiven, inaktiven und den deaktivieren Addins. Mit einem Klick auf Gehe zu in unteren Teil des Fensters können Sie die Add-Ins entweder aktivieren oder deaktivieren.

Klicken Sie dazu einfach die Checkbox von dem jeweiligen Add-In an oder aus. Des Weiteren können Sie die Addins hier auch direkt entfernen. Wählen Sie dazu das Tool aus und klicken Sie auf Entfernen. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie die Änderung und das Addin wird beim nächsten Start je nach Konfiguration geladen und nicht geladen.

Sie sind für einige Tage außer Haus oder fahren in den Urlaub und wollen die Kunden oder auch Ihre Familienmitglieder über Ihre Abwesenheit informieren, sobald eine E-Mail an Sie geschickt wird? Kein Problem mit dem Outlook 2010 Abwesenheitsassistent können Sie selbst als PC-Laie binnen weniger Sekunden eine automatische Abwesenheit-Nachricht konfigurieren. Wichtig für die Verwendung automatisches Abwesenheits-Machrichten ist die Anbindung an einen Microsoft Exchange Server, ansonsten ist es aktuell leider noch nicht möglich Abwesenheitsnachrichten zu verwenden.

Starten Sie dazu erst Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Gehen Sie anschließend auf die Registerkarte Information und dann auf Automatische Antworten. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Automatisch Antworten senden aus und aktivieren Sie diese bei Bedarf für einen bestimmten Zeitraum. Des Weiteren können Sie unter dem Tab Innerhalb meiner Organisation einen Arbeitskollegen auswählen, der bei ihrer Abwesenheit die Nachrichten bekommen soll.

Wann benötigt man diese Funktion?

Wenn Sie Outlook federführend nur privat benutzen macht diese Funktion nur teilweise Sinn. In den meisten Unternehmen ist es allerdings hilfreich und teilweise sogar Pflicht wenn man Kontakt mit Kunden hat, das Kunden oder Lieferanten eine automatisch Anwesenheitsmeldung bekommen, wenn Sie eine E-Mail an einen Mitarbeiter senden, der sich gerade im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise befindet.

Bekommt der Gegenüber keine Meldung darüber das sich der Mitarbeiter gerade im Urlaub befindet oder außer Haus ist, kann es schnell zu Problemen führen, wenn die E-Mail 1 bis 2 Wochen im Postfach liegt und unbearbeitet bleibt. Schreiben Sie einfach kurz in die Anwesenheitsmeldung das Sie derzeit nicht im Haus sind und leiten Sie die E-Mail ggfs. an einen anderen Kollegen weiter. Sollte diese E-Mail nicht weitergeleitet oder von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden, sollte dies auf jeden Fall auch mit in die automatische Antwort verfasst werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie Sie in Outlook 2010 E-Mails einfach und schnell exportieren können um diese beispielsweise in eine ältere Version von Outlook oder ein anderes Programm zu importieren. Starten Sie dazu Outlook und gehen Sie über den Reiter Datei – Öffnen – Importieren. Im nächsten Fenster müssen Sie den Menüpunkt In Datei exportieren auswählen.

Im nächsten Schritt müssen Sie sich für einen Dateityp entscheiden in der die E-Mails exportiert werden sollen. Es empfiehlt sich das .pst bzw. das Outlook-Datendatei Format. Im nächsten Schritt können Sie dann auswählen welche E-Mails Sie eportieren wollen ( Posteingang, Entwürfe, uvm. ). Mit einem Klick auf Weiter müssen Sie noch den Pfad angeben und schon werden die E-Mails in die von Ihnen ausgewählte Datei exportiert.

Können auch nur bestimmte Mails exportiert werden?

Grundsätzlich ist dieser Weg für einzelne E-Mails nicht der richtige. Wenn Sie nur eine oder zwei E-Mails exportieren möchten empfehlen wir den manuellen Weg. Öffnen Sie die E-Mail aus Ihrem Postfach und klicken Sie auf Datei – Speichern unter. Hier haben Sie die Möglichkeit die Mail in unterschiedlichen Formaten abzuspeichern und somit zu exportieren.

Soll es nur ein bestimmter Ordner an E-Mails aus dem Posteingang sein, ist dies überhaupt kein Problem. Im zweiten Schritt wo Sie den Posteingang auswählen, haben Sie auch die Möglichkeit einen E-Mail-Ordner anzugeben. Das eignet sich beispielsweise sehr gut, wenn Sie Ihren Posteingang mit Ordner organisieren und auch immer ordentlich den Posteingang in die Ordner einsortieren.

Wenn alle Mails exportiert aus Outlook gespeichert werden sollen, gehen Sie einfach nach dem oben genannten Schritten vor.

Anmerkung: Beim Export-Format empfehlen wir immer den Dateityp Outlook-Datendatei (.pst). Dieser lässt sich relativ einfach und ohne große Konfigurationen wieder importieren. Wenn die Daten in ein anderes System übernommen werden sollen, das keine PST-Dateien unterstützt können Sie natürlich auch zum Beispiel zu kommagetrennten Werten greifen.

In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie in Outlook 2010 mehrere Exchange Konten einrichten können. In diesem Fall ist es egal ob Sie bereits ein Exchange Konto eingerichtet haben oder nicht. Starten Sie Outlook und gehen Sie über die obere Menüleiste auf den Reiter Datei - Informationen - Kontoeinstellungen - E-Mail – Neu. Wenn Sie bereits ein Exchange oder ein anderes Konto eingerichtet haben sollte dieses jetzt hier sichtbar sein. Um ein weiteres hinzuzufügen folgenden Sie einfach den Anweisungen des Wizards.

Je nachdem wieviele Exchange Konten zu hinzufügen möchten müssen Sie den Schritt bei jedem Konto was neu hinzugefügt werden soll wiederholen.

Sie wundern sich das beim Versand einer leeren E-Mail unter Outlook 2010 eine Datei Winmail.dat mitgesendet wird? Das kommt unter anderem vor wenn Sie Word als E-Mail Editor verwenden. In diesem Fall wird die E-Mail im RTF-Format erstellt und die Winmail.dat beinhaltet Informationen über diese RTF-Datei. Um zu verhindern das diese Datei mitgeschickt wird müssen Sie lediglich darauf achten das Sie keine RTF formatierten E-Mail versenden. Besonders nicht an Empfänger dessen E-Mail Client kein RTF unterstützt.
Wenn Sie eine E-Mail öffnen bzw. eine neue E-Mail schreiben wollen können Sie in der Menüleiste unter dem Punkt Format die Formatierung auf Nur Text stellen, in diesem Fall sollte auch verhindert werden das die Winmail.dat mitgesendet wird.