Kategorie: Outlook


Outlook 2010 Indexierung

13. Februar 2011 - 23:29 Uhr

Mit dem Add-In Microsoft Search Email Indexer können Sie schnell und einfach Ihre E-Mail indexieren und so E-Mail aus Ihrem Postfach leicht wieder finden. Das sowohl über die in Outlook 2010 integrierte E-Mail Suche aber auch über die normale Windows Suche. Das kann sehr hilfreich sein besonders wenn man ein großes Postfach hat mit vielen wichtigen E-Mails die zum Beispiel Accountdaten oder andere Benutzerdaten enthalten.

Den Microsoft Search Email Indexer finden Sie unter Outlook 2010 in den Add-Ins. Um das Tool zu aktivieren müssen Sie zuerst Outlook starten. Klicken Sie anschließend auf Datei – Optionen – Add-Ins. Scrollen Sie in dem Fenster ganz nach unten und aktivieren Sie den Indexer. Nach einem Neustart werden Ihre E-Mails dann indexiert.

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Outlook 2010 Archivieren

13. Februar 2011 - 23:27 Uhr

Outlook 2010 bietet Ihnen jetzt die Funktion Ihre E-Mail, Notizen und andere Daten zu archivieren. Das macht besonders Sinn wenn Ihr Postfach stetig wächst und Sie so langsam den Überblick verlieren. Aber nicht nur für den Überblick sondern auch für den Speicherverbrauch von den Daten ist die Archivierung unter Outlook 2010 sehr schön. So können Sie nicht mehr benötigte Daten entweder komplett archivieren oder löschen. Sie können alle Elemente aus Outlook archivieren, bis auf eine Ausnahme die Kontakte.

Um die Archivierung zu starten öffnen Sie zuerst Outlook und drücken Sie auf den Datei Button. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Archivieren. Im Anschluss öffnet sich ein Fenster in dem Sie den Ordner und den Zeitraum auswählen können, welche Datei archiviert werden sollen. Des Weiteren können Sie den Speicherort festlegen.

Outlook 2010 archivieren Anleitung

Wenn Sie diesen Vorgang öfter machen müssen können Sie auch die Auto-Archivierung von Outlook 2010 verwenden. Gehen Sie dazu unter Extras – Optionen – Weitere in die AutoArchivierung. Hier können Sie unter anderem den Zeitpunkt festlegen, wann die AutoArchivierung starten soll.

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Outlook 2010 Add-Ins deaktivieren und aktivieren

31. Januar 2011 - 22:59 Uhr

Add-Ins sind kleine Zusatzprogramme für Outlook 2010. Diese können sowohl sehr hilfreich sein aber manchmal muss man Sie einfach deaktivieren oder wieder aktivieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt wie Sie Outlook 2010 Add-Ins aktivieren oder deaktivieren können. Starten Sie dazu Outlook und gehen Sie auf Datei – Optionen. Anschließend sehen Sie im unteren Teil der Outlook 2010 Optionen den Menüpunkt Add-Ins.

Mit einem Klick auf diesem Punkt sehen Sie an der rechten Seite eine Liste mit den aktiven, inaktiven und den deaktivieren Addins. Mit einem Klick auf Gehe zu in unteren Teil des Fensters können Sie die Add-Ins entweder aktivieren oder deaktivieren.

Klicken Sie dazu einfach die Checkbox von dem jeweiligen Add-In an oder aus. Des Weiteren können Sie die Addins hier auch direkt entfernen. Wählen Sie dazu das Tool aus und klicken Sie auf Entfernen. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie die Änderung und das Addin wird beim nächsten Start je nach Konfiguration geladen und nicht geladen.

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Outlook 2010 Abwesenheitsassistent Anleitung

31. Januar 2011 - 21:45 Uhr

Sie sind für einige Tage außer Haus oder fahren in den Urlaub und wollen die Kunden oder auch Ihre Familienmitglieder über Ihre Abwesenheit informieren, sobald eine E-Mail an Sie geschickt wird? Kein Problem mit dem Outlook 2010 Abwesenheitsassistent können Sie selbst als PC-Laie binnen weniger Sekunden eine automatische Abwesenheit-Nachricht konfigurieren. Wichtig für die Verwendung automatisches Abwesenheits-Machrichten ist die Anbindung an einen Microsoft Exchange Server, ansonsten ist es aktuell leider noch nicht möglich Abwesenheitsnachrichten zu verwenden.

Starten Sie dazu erst Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Gehen Sie anschließend auf die Registerkarte Information und dann auf Automatische Antworten. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Automatisch Antworten senden aus und aktivieren Sie diese bei Bedarf für einen bestimmten Zeitraum. Des Weiteren können Sie unter dem Tab Innerhalb meiner Organisation einen Arbeitskollegen auswählen, der bei ihrer Abwesenheit die Nachrichten bekommen soll.

Wann benötigt man diese Funktion?

Wenn Sie Outlook federführend nur privat benutzen macht diese Funktion nur teilweise Sinn. In den meisten Unternehmen ist es allerdings hilfreich und teilweise sogar Pflicht wenn man Kontakt mit Kunden hat, das Kunden oder Lieferanten eine automatisch Anwesenheitsmeldung bekommen, wenn Sie eine E-Mail an einen Mitarbeiter senden, der sich gerade im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise befindet.

Bekommt der Gegenüber keine Meldung darüber das sich der Mitarbeiter gerade im Urlaub befindet oder außer Haus ist, kann es schnell zu Problemen führen, wenn die E-Mail 1 bis 2 Wochen im Postfach liegt und unbearbeitet bleibt. Schreiben Sie einfach kurz in die Anwesenheitsmeldung das Sie derzeit nicht im Haus sind und leiten Sie die E-Mail ggfs. an einen anderen Kollegen weiter. Sollte diese E-Mail nicht weitergeleitet oder von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden, sollte dies auf jeden Fall auch mit in die automatische Antwort verfasst werden.

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Excel 2010: Entwicklertools anzeigen

15. Mai 2010 - 13:19 Uhr

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie Sie in Excel 2010 die etwas versteckten Entwicklertools einblenden bzw. aktivieren können. Die Entwicklertools sind standardmäßig in Outlook 2010 ausgeblendet können aber mit wenigen Schritten wieder eingeblendet werden. In den Entwicklertools befinden sich spezifische Elemente wie beispielsweise Formularelement, Buttons, Makros, Entwurfsmodus und vieles mehr. Starten Sie Excel und gehen Sie anschließend in der Menüleiste auf Datei Optionen Menüband anpassen. An der rechten Seite erscheinen jetzt zwei Auswahllisten, um die Entwicklertools zu aktivieren gehen Sie in die rechte Liste und aktivieren Sie die Checkbox Entwicklertools, welche derzeit noch deaktiviert ist.

Bestätigen Sie die Einstellung mit OK und jetzt sehen Sie in der Menüleiste den Reiter Entwicklertools.

Wofür werden die Entwicklertools benötigt?

Die Entwicklertools sind in der Regel in jeder Office-Komponente wie Excel und Word ausgeblendet, da Sie grundsätzlich nichts für den normalen Nutzer sind, der einfach nur ein Dokument schreiben möchte oder eine kleine Kalkulation mit Excel erstellen möchte. Wie schon erwähnt dienen die Tools für die Erstellung von Formularen aber auch die Makro-Verwaltung wird darüber geregelt. Sowohl der Visual Basic Editor für die Makros als auch die Add-Ins sind darüber zu verwalten. Wer möchte kann die Entwicklertools auch nur auf eine oder mehrere Gruppen beschränken, wenn der Nutzer beispielsweise Formulare erstellen können soll aber nicht an den Add-Ins etwas ändern soll.

Für jeden Excel-Entwickler ist dieses Ribbon auf jeden Fall notwendig und unabdingbar. In diesem Ribbon findet man nahezu alle Dinge die man bei modernen und nützlichen Vorlagen für ein Excel-Sheet benötigt. Wem die Gruppierung im Standard nicht gefällt kann diese auch über Datei – Optionen – Menüband auf seine Wünsche anpassen und Features ein- und ausblenden.

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Outlook 2010: E-Mails exportieren

15. Mai 2010 - 00:21 Uhr

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie Sie in Outlook 2010 E-Mails einfach und schnell exportieren können um diese beispielsweise in eine ältere Version von Outlook oder ein anderes Programm zu importieren. Starten Sie dazu Outlook und gehen Sie über den Reiter Datei – Öffnen – Importieren. Im nächsten Fenster müssen Sie den Menüpunkt In Datei exportieren auswählen.

Im nächsten Schritt müssen Sie sich für einen Dateityp entscheiden in der die E-Mails exportiert werden sollen. Es empfiehlt sich das .pst bzw. das Outlook-Datendatei Format. Im nächsten Schritt können Sie dann auswählen welche E-Mails Sie eportieren wollen ( Posteingang, Entwürfe, uvm. ). Mit einem Klick auf Weiter müssen Sie noch den Pfad angeben und schon werden die E-Mails in die von Ihnen ausgewählte Datei exportiert.

Können auch nur bestimmte Mails exportiert werden?

Grundsätzlich ist dieser Weg für einzelne E-Mails nicht der richtige. Wenn Sie nur eine oder zwei E-Mails exportieren möchten empfehlen wir den manuellen Weg. Öffnen Sie die E-Mail aus Ihrem Postfach und klicken Sie auf Datei – Speichern unter. Hier haben Sie die Möglichkeit die Mail in unterschiedlichen Formaten abzuspeichern und somit zu exportieren.

Soll es nur ein bestimmter Ordner an E-Mails aus dem Posteingang sein, ist dies überhaupt kein Problem. Im zweiten Schritt wo Sie den Posteingang auswählen, haben Sie auch die Möglichkeit einen E-Mail-Ordner anzugeben. Das eignet sich beispielsweise sehr gut, wenn Sie Ihren Posteingang mit Ordner organisieren und auch immer ordentlich den Posteingang in die Ordner einsortieren.

Wenn alle Mails exportiert aus Outlook gespeichert werden sollen, gehen Sie einfach nach dem oben genannten Schritten vor.

Anmerkung: Beim Export-Format empfehlen wir immer den Dateityp Outlook-Datendatei (.pst). Dieser lässt sich relativ einfach und ohne große Konfigurationen wieder importieren. Wenn die Daten in ein anderes System übernommen werden sollen, das keine PST-Dateien unterstützt können Sie natürlich auch zum Beispiel zu kommagetrennten Werten greifen.

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