Sie sind für einige Tage außer Haus oder fahren in den Urlaub und wollen die Kunden oder auch Ihre Familienmitglieder über Ihre Abwesenheit informieren, sobald eine E-Mail an Sie geschickt wird? Kein Problem mit dem Outlook 2010 Abwesenheitsassistent können Sie selbst als PC-Laie binnen weniger Sekunden eine automatische Abwesenheit-Nachricht konfigurieren. Wichtig für die Verwendung automatisches Abwesenheits-Machrichten ist die Anbindung an einen Microsoft Exchange Server, ansonsten ist es aktuell leider noch nicht möglich Abwesenheitsnachrichten zu verwenden.

Starten Sie dazu erst Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Gehen Sie anschließend auf die Registerkarte Information und dann auf Automatische Antworten. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Automatisch Antworten senden aus und aktivieren Sie diese bei Bedarf für einen bestimmten Zeitraum. Des Weiteren können Sie unter dem Tab Innerhalb meiner Organisation einen Arbeitskollegen auswählen, der bei ihrer Abwesenheit die Nachrichten bekommen soll.

Wann benötigt man diese Funktion?

Wenn Sie Outlook federführend nur privat benutzen macht diese Funktion nur teilweise Sinn. In den meisten Unternehmen ist es allerdings hilfreich und teilweise sogar Pflicht wenn man Kontakt mit Kunden hat, das Kunden oder Lieferanten eine automatisch Anwesenheitsmeldung bekommen, wenn Sie eine E-Mail an einen Mitarbeiter senden, der sich gerade im Urlaub oder auf einer Geschäftsreise befindet.

Bekommt der Gegenüber keine Meldung darüber das sich der Mitarbeiter gerade im Urlaub befindet oder außer Haus ist, kann es schnell zu Problemen führen, wenn die E-Mail 1 bis 2 Wochen im Postfach liegt und unbearbeitet bleibt. Schreiben Sie einfach kurz in die Anwesenheitsmeldung das Sie derzeit nicht im Haus sind und leiten Sie die E-Mail ggfs. an einen anderen Kollegen weiter. Sollte diese E-Mail nicht weitergeleitet oder von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden, sollte dies auf jeden Fall auch mit in die automatische Antwort verfasst werden.